onsdag 12 mars 2014

Utopin med en tom inbox

Ordning i kaos är bara trams.

Kaos är kaos och det är inte bra för din effektivitet. Att ha fullt med lösa saker överallt är förödande för koncentrationen. Vår hjärna vill ha ordning och kommer försöka katalogisera oordningen omkring dig, och den hjärnkapaciteten kan säkert komma till bättre användning på något sätt.

Den digitala världen är inte speciellt annorlunda. Flera tusen mail i din Inbox sänder precis samma signal om oordning till hjärnan.

Tänk om du kunde ha en helt tom inbox, där varje mail som kom in kunde hanteras, sorteras eller tas bort?

Handen på hjärtat, hur många gånger har du inte glömt bort att göra något eller svara på något mail bara för att det råkat trilla längre och längre ner i högen?

Om du dessutom kombinerar detta med att hantera (till skillnad från att bara läsa) mail endast vid specifika tidpunkter blir det du som styr över Inkorgen, istället för att den styr över dig.

Som med allt annat är det oftast svårast att börja.
Om du varit en helt ny epost-användare från och med idag är det ju inga problem att försöka hålla sig till en tom inbox. Men om du använt mail ett tag har du säkert byggt upp en diger Inbox och ser inte fram emot att vada igenom tusentals mail innan den är tömd.

Så hur ska man göra då? Du fuskar såklart! Med ett kraftfullt Alexander-hugg skapar du en mapp som heter Gammalt och markerar sen alla mail i Inboxen, och flyttar dem dit.

Klart! Nu har du en tom Inbox att börja med, och en annan mapp där du kan söka efter mail vid den osannolika händelse att du skulle behöva dem.

Ett sista tips är att även ha en mapp för mail som väntar på hantering. Jag har en mapp jag döpt till Pending som en undermapp till min Inbox. Där kan alla mail där jag väntar på aktivitet från någon annan placeras tillfälligt, för att inte stöka ner Inboxen.

Din tomma inbox väntar på dig - vad väntar du på?

Inga kommentarer:

Skicka en kommentar